Joana CarreirãoVocê sofre com a falta de tempo?
Nesse artigo gostaria de abordar as dificuldades que temos em administrar melhor o nosso tempo entrando muitas vezes no modo multitarefas.
- Multitarefas – Fazer tudo ao mesmo tempo
- A função da Atenção
- Solução para a falta de tempo: Atenção Plena!
Pare um pouco e pense no seu dia. Você acorda, toma seu café e vai ao trabalho (seja ele qual for). Você inicia o dia abrindo várias abas no computador, seu telefone toca, você atende e ao mesmo tempo vai respondendo um e-mail.
Quando você desliga o telefone, tem várias mensagens do seu filho no seu celular e seu colega chega, de repente, pedindo ajuda para uma tarefa urgente. Nessa confusão você se lembra que não pagou a conta de luz desse mês!
Ao sentar em frente ao seu computador para executar o trabalho, você alterna entre a sua caixa de entrada e o projeto que precisa entregar. Então, você aproveita as reuniões em grupo para checar suas redes sociais.
Quando há reuniões online, você aproveita o tempo para tomar o seu café da manhã. Quando vai escovar os dentes, abre o e-mail que o seu chefe te enviou tarde da noite.
Para a maioria de nós, esse é um dia de trabalho “normal”. Um dia que, na verdade, envolve muito de multitarefas.
Estamos sempre insatisfeitos com a falta de tempo para aquilo que queremos fazer. Estar com os amigos e família, terminar o que precisa ser feito, realizar-se profissionalmente, etc.
Ser uma pessoa multitarefas é algo bom? É realmente uma qualidade? É isso que as empresas do futuro estão procurando? É o estilo de vida que você quer adotar para você? Isso é o que vai te deixar potente? Essa rotina te faz feliz?
Multitarefas – Fazer tudo ao mesmo tempo
Uma das habilidades mais valorizadas pelo RH e pelos headhunters (recrutadores) é a capacidade de realizar várias tarefas ao mesmo tempo, o que é chamado de multitask ou multitarefas.
Para essas pessoas, isso significa ter capacidades que muitos profissionais almejam: alta produtividade e rapidez no dia a dia, solucionar problemas, tomar boas decisões e finalizar os projetos com sucesso.
Por isso, passamos a fazer várias coisas ao mesmo tempo: responder e-mail e almoçar, estar nas redes sociais durante uma reunião, atender ao telefone quando está com um amigo, etc.
Viramos multitarefados. Fazemos tudo ao mesmo tempo porque automatizamos essas tarefas.
Porém, de acordo com pesquisas realizadas na última década, a tentativa de “multitarefar” pode causar um efeito reverso, levando a perdas importantes na eficiência e até colocando nossa vida em risco.
O National Transportation Safety Board informou que o perigo de enviar mensagens de texto enquanto dirige é o equivalente a dirigir com nível de álcool no sangue três vezes maior do que o limite permitido.
Segundo Meg Jackson, vivemos a era da “Erosão da Atenção”.
Acreditamos ser eficientes quando fazemos tudo ao mesmo tempo, mas na realidade, somos bons no que os pesquisadores denominam de “troca de tarefas”.
Multitarefas não é a melhor palavra para descrever como somos, afinal não somos capazes de realizar muitas tarefas ao mesmo tempo. Temos a capacidade de alternar tarefas, o que é bem diferente e nem por isso, é bom.
Falta de tempo e produtividade
Vivemos um bombardeio de estímulos. Televisão, internet, notícias, redes sociais, tudo nos leva a distração. Estamos hiperconectados, 24 horas, 7 dias por semana, o que nos leva a um comportamento desatento VICIOSO.
Por isso, sofremos com o que chamamos de falta de tempo.
O tempo é um dos nossos recursos mais escassos, junto com as relações humanas que estão cada vez mais perdidas.
A nossa desculpa é sempre a de que falta tempo para fazer as coisas que mais gostamos e queremos fazer.
Mas isso acontece, devido a alternância de tarefas. Para o cérebro não existe essa coisa de fazer tudo ao mesmo tempo. Ele só consegue focar em uma coisa de cada vez.
Quando ficamos alternando a atenção entre uma coisa e outra, não conseguimos atingir a alta performance em nenhuma atividade e perdemos tempo.
Um estudo da Universidade de Stanford em 2011 conclui que pessoas que são bombardeadas constantemente com um fluxo intenso de informações, tem mais dificuldade em manter a atenção, lembrar dados e alternar trabalhos do que os profissionais que fazem uma tarefa por vez.
Além disso, a memória de longo prazo também é afetada e a criatividade reduzida.
O que quero dizer é que há uma perda cognitiva quando alternamos tantas atividades. A qualidade do que fazemos fica totalmente prejudicada e temos a ilusão de que tudo está bem.
Não é falta de tempo, e sim, falta de organização e distribuição dele.
Como o cérebro enxerga a multitarefa
Agir como um multitarefas (ou alternando tarefas) aumenta a produção de cortisol (hormônio do estresse) e de adrenalina (o mesmo hormônio que é liberado quando estamos em perigo).
Isso pode causar uma baita confusão mental, o surgimento de pensamentos desconexos, comportamentos impulsivos e até agressivos.
Para realizar essas trocas rápidas de tarefas, o nosso cérebro acaba gastando e liberando mais cortisol e adrenalina do que nas situações comuns.
O neurologista Leandro Teles da Academia Brasileira de Neurologia afirmou em uma matéria na Folha de São Paulo: “Essas substâncias relacionadas ao stress, aumentam o risco de depressão, estafa, ansiedade e até de doenças clínicas como diabetes, hipertensão e obesidade”.
Definitivamente não podemos nos concentrar em mais de uma coisa de cada vez.
Ao mudarmos nossa atenção constantemente, vamos acostumando o nosso cérebro a estar sempre pulando de um estímulo a outro. Isso faz com que tenhamos dificuldades quando precisamos manter o foco em alguma coisa.
Fazer muitas coisas ao mesmo tempo pode ser algo viciante! Nosso cérebro fica buscando novidades a todo momento. Cada vez que você checa uma mensagem de whatsapp ou as notificações do Facebook, você se sente recompensado, como se estivesse completado uma tarefa. Esse sistema faz com que a dopamina seja liberada dando a falsa ideia de que você está sendo produtivo.
Ficamos felizes quando conseguimos tirar da frente algo rápido, dar um check na listinha, mas acabamos deixando de lado as coisas que demandam mais envolvimento, atenção, concentração, etc.
Nem os millenials escapam! A geração mais conectada recebe uma overdose de estímulos, o que faz com que tenham maior habilidade de alternar a atenção. Mas, essa característica vem acompanhada a uma dificuldade de concentração e maior superficialidade.
Criamos uma geração que faz muito, mas produz pouco!
Querer ser produtivo, fazer muitas coisas ao mesmo tempo e reclamar da falta de tempo virou a nossa rotina.
Vou colocar três observações que resumem bem as consequências em tentar ser uma pessoa multitarefa:
- O tempo que gastamos para completar as atividades é maior
- A qualidade do nosso trabalho diminui
- O nosso nível de estresse aumenta
“Mas Joana, o que eu posso fazer para mudar esse hábito tão enraizado em mim?”
A função da atenção
Quando estamos no modo multitarefa o cérebro precisa automatizar o trabalho 1 que estamos realizando, para colocar nossas “ferramentas” a disposição do trabalho 2 que iremos iniciar. Em seguida, ele automatiza o trabalho 2 para voltar ao trabalho 1, alternando constantemente.
“Isso dá a impressão de que estamos resolvendo duas coisas ao mesmo tempo, quando, na verdade, não estamos fazendo nenhuma das duas de forma eficiente” afirmou Leandro Teles da Academia Brasileira de Neurologia.
Nessas alternâncias, o cérebro perde tempo para entender o contexto e as variáveis daquela determinada tarefa.
Algumas tarefas, Dave Crenshaw chama de “tarefas de fundo”, ou seja, são tarefas que não necessariamente interferem na sua tarefa principal. Um exemplo é fazer atividade física e ouvir música.
O problema está nas tarefas ativas realizadas ao mesmo tempo, já que, essas demandam mais foco e raciocínio.
Por isso surgiu a necessidade de falarmos sobre a função da atenção nas atividades do nosso dia a dia.
Processamento cerebral
A ciência da atenção vem crescendo cada vez mais ao longo do tempo.
Ela nos mostra que a capacidade de atenção é o que determina o nível de competência com que realizamos determinada tarefa.
Se nossa atenção for ruim, nos saímos mal. Mas se for poderosa podemos nos sobressair.
A destreza na vida também depende dessa habilidade!
Alguns pontos básicos dessa atenção, incluem como nos sentimos e o porquê, a leitura das emoções dos outros, e as interações sociais que realizamos.
Apesar da sua grande importância, a atenção é uma função mental subestimada e pouco percebida.
Atualmente, a neurociência tem se esforçado para realizar estudos sobre concentração, atenção, consciência, foco e suas interrelações, etc, já que, esses são pontos fundamentais para entrar em contato com as nossas emoções.
Leia mais sobre Gestão Emocional nesses textos:
Artigo 1: Como gerir minhas emoções: Dicas práticas para alcançar a inteligência emocional
Artigo 2: Será que o controle das emoções é a solução?
Estamos em constante interação com o meio externo. Mesmo sem perceber a interdependência que existe, interagimos, absorvemos, percebemos e respondemos a esse fenômeno.
Há alguns tipos de atenção. Elas podem nos ajudar a entender como funcionamos e quais queremos adotar para o nosso estilo de vida!
Tipos de Atenção
A Atenção Seletiva é aquela que nos dá a capacidade de privilegiar uma atividade em detrimento de outras. Ou seja, como direcionamos a nossa atenção para um determinado ambiente, enquanto ignoramos o que está a nossa volta.
A Atenção Alternada é aquela responsável por nos ajudar a engajar e desengajar nas atividades que realizamos.
A Atenção Dividida é uma atenção simultânea, em que, uma atividade é feita em modo automático e outra de forma voluntária. É a capacidade que temos de desempenhar mais de uma tarefa ao mesmo tempo.
A Atenção Sustentada ocorre quando nos mantemos num estado de prontidão por um longo período de tempo, detectando e respondendo as alterações específicas nos estímulos.
Nosso objetivo é atingir a Atenção Sustentada. Para isso, vou propor dicas para resolver a “falta de tempo”, aproveitar ele da melhor forma e, por fim, alcançar a produtividade e a alta performance em todos os âmbitos da vida!
Solução para a falta de tempo: Atenção Plena!
Desconecte-se
As tecnologias que ampliam a nossa performance no dia a dia, estão competindo com as tarefas importantes que temos que realizar.
Precisamos saber a hora de conectar e desconectar. Além disso, precisamos saber quando devemos ficar em silêncio e entender quais são os gatilhos que interrompem o nosso desempenho nas tarefas do dia a dia.
Ao identificar o que te atrapalha, monte uma rotina e leve o seu cérebro a entender quais serão os momentos de cada atividade que irá desempenhar.
É como uma criança quando chega na escola. Se a professora não estabelece uma rotina em sala de aula, ela estará sempre perdida, querendo fazer tudo ao mesmo tempo. No final, ela nem sabe o que fez direito.
Devemos desconectar e tentar ao máximo estar no momento presente.
Faça intervalos regulares
A atenção é como um músculo, se forçamos demais, ele cansa.
O cérebro precisa alternar fases mais ativas e mais relaxadas para funcionar bem. Isso serve tanto para a concentração quanto para a memória e aprendizado.
O ideal é fracionar as tarefas em blocos que possam ser realizados entre 30 e 40 minutos de trabalho, sem interrupção.
Esse é um bom tempo para manter o foco! Vai te dar a sensação de dever cumprido ao final de cada tarefa.
Outra possibilidade de divisão do tempo é tirar 10 minutos de descanso a cada 1h40 de trabalho.
Esses descansos terão grande impacto na sua produtividade. Eles podem ser em forma de alongamento, troca de atividade, alimentação, tomar um café, ouvir uma música, etc.
Organizar-se
A melhor forma de administrar a sua “falta de tempo” e fugir de ser multitarefas é, sem dúvida, sendo organizado.
Por isso o primeiro passo é PLANEJAR. Tente planejar os três próximos dias. Aquele que planeja só o dia corrente tem mais facilidade em perder o foco.
Planejar os dias facilita também a divisão das prioridades!
Em segundo, PRIORIZE. Faça uma relação das principais atividades dos próximos dias e selecione as que terão mais impacto no seu trabalho. Essas serão as suas prioridades!
Quando surgirem tarefas de última hora, você deverá avaliá-las antes de assumi-las. Estar sempre fazendo coisas urgentes mostra um pouco da falta de organização e também fica propício a entrar no modo multitarefas.
Por fim, faça PAUSAS. O cérebro tem um limite de foco. Depois que ele atinge esse limite, ele desfoca e você precisa começar tudo de novo.
Como mencionei anteriormente, fazer intervalos é de extrema importância para a produtividade e alta performance.
Essas são dicas que todos podemos adotar para melhorar o nosso potencial no dia dia, diminuindo as multitarefas, melhorando a distribuição do nosso tempo e, por fim, nos tornando verdadeiramente produtivos!
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